Elus, organisez les débats lorsque vous vous réunissez

Les réunions entre Elus sont un moment d’échanges, l’objectif étant d’être constructif. Ces réunions Elus doivent donc être planifiées suffisamment à l’avance pour réunir un maximum d’Elus.

Pour être efficace, il est recommandé que le/la Secrétaire recueille en amont tous les points que les Elus souhaitent aborder, l’idéal étant de les classer par thème et par priorité.

Le jour J, laissez le.la Secrétaire organiser les débats, en s’appuyant sur les points à aborder. Le.la Secrétaire peut, à l’issue de chaque point ou de la réunion, récapituler ce qui a été dit, afin de s’assurer que tous les points ont été abordés, traités, et quelles actions à mettre en œuvre ont été définies.

S’il y a lieu, bien définir les rôles et missions que chacun devra remplir et la méthodologie à utiliser.

Ces réunions sont aussi l’occasion de définir les points qui devront être portées à l’ODJ des réunions ordinaires et extraordinaires. Ces points devront être clairement explicités, de sorte à pouvoir être compris et expliqués à la Direction par le.la Secrétaire. Notre conseil : rédigez les questions ensemble.

Préparez les supports et les ODJ en amont

S’agissant des ODJ, comme indiqué plus haut, le mieux est de rédiger, entre Elus, tous les points que vous souhaitez soulever.

Gardez cependant à l’esprit que c’est le.la Secrétaire qui décidera de la formulation finale, le cas échéant.

S’agissant des supports, il est vivement recommandé que chaque Elu dispose d’un exemplaire des documents présentés par les Elus et que les Elus aient échangé sur ces supports avant la réunion.

En effet, les réunions extraordinaires ou ordinaires ne sont pas l’occasion pour les Elus de demander des éclaircissements sur des points qui les concernent. Les Elus doivent arriver en réunion CSE avec le même degré d’informations, et avoir échangé sur les orientations qu’ils souhaitent faire prendre à la Direction.

Si des questions sont à soulever par un ou des Elus, elles doivent l’être avant la rencontre avec la Direction.

Préparez les réunions ordinaires et extraordinaires

Une réunion avec la Direction se prépare systématiquement.

Elus, prenez le temps de prendre connaissance de l’ODJ, décortiquez-le, analysez-le, cherchez à comprendre ce que la Direction est sur le point d’aborder. Nous conseillons vivement de vous concerter au cours d’une réunion préparatoire.

Préparez vos questions, s’il s’agit d’un sujet sensible ou sur lequel vous avez besoin d’informations complémentaires.

Cette préparation vous évitera de vous écarter du sujet. Il arrive trop souvent qu’au cours d’une réunion CSE, les échanges et débats s’éloignent finalement du sujet principal et ne permettent pas de traiter l’ensemble des sujets à l’ordre du jour. Cependant, cela ne veut pas dire que vous devez vous éloigner de vos préoccupations :  si un sujet émerge et vous semble important, pensez à le noter pour le porter à l’ODJ de la prochaine réunion.

Si vous pensez que l’aide d’un expert peut s’avérer nécessaire, demandez des devis en amont, de sorte à pouvoir les soumettre à la Direction et expliquer ce qui motive votre demande.

Bien sûr, utilisez cette option à juste titre, notre conseil n’est pas de recourir à des experts sur tous les sujets.

Préparez vos rendus d’avis avec, le cas échéant, le support de votre service juridique

En cas de consultation, n’oubliez pas que vous pouvez reporter votre avis.

L’objectif n’est pas de bloquer la Direction, mais de prendre le temps de vous renseigner, de vous concerter entre Elus et de rédiger un avis motivé, afin que votre Direction comprenne pourquoi vous approuvez ou non sa proposition.

A noter que vous pouvez rendre un avis positif, tout en émettant certaines réserves, qui constitueront une alerte/un point de vigilance pour votre Direction.

Tout en restant cordial, sachez appuyer et défendre vos idées, en vous appuyant sur des éléments objectifs et construits.

Gardez en tête que les Elus, comme la Direction, ont un objectif commun : faire avancer l’entreprise.

En cas de désaccord entre élus, faites-vous conseiller

C’est la situation la plus compliquée à gérer, et qui peut conduire à la fin de tout dialogue social.

Les Elus doivent savoir rester unis quoiqu’il arrive, s’écouter, s’entendre, partager leurs idées.

Si un sujet divise les Elus, sachez prendre le taureau par les cornes. Identifiez ce sujet et dialoguez entre Elus avant la réunion pour éviter d’afficher votre mésentente. Les réunions préparatoires sont idéales pour vous exprimer entre vous. Entourez-vous d’experts avisés, des conseils des Syndicats ou de votre conseil juridique, voire même de l’Inspection du Travail. Chacun de ces intervenants pourra sans nul doute apporter un regard objectif, vous aider à prendre du recul et vous faire découvrir les pratiques des autres sociétés.

En réunion, laissez la parole à la Direction

Prenez note de ses arguments, reportez le point si nécessaire, mais la Direction doit pouvoir s’exprimer, expliquer, présenter ses projets et orientations.

Ne réagissez jamais de manière précipitée, préférez prendre le recul nécessaire pour répondre à froid, après avoir pris soin de réunir toutes les informations dont vous aurez besoin.

Le + lors de vos réunions

Il est vivement conseillé, pour les Elus comme pour la Direction, de recourir à un prestataire externe pour la réalisation de vos PV.

En passant par CBP CE, vous avez l’assurance d’avoir un PV rédigé en toute neutralité.

Ce choix d’externaliser la rédaction de vos PV permettra à l’ensemble des intervenants en réunion d’être plus en confiance et ainsi de limiter les conflits, car plus aucune interprétation ne sera possible.

Vous l’aurez compris : Savoir se réunir, c’est savoir s’écouter et se respecter. Et surtout, sachez vous appuyer d’experts pour limiter tout risque de conflit.