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Modification de PV ?
Qui ? Quand ? Comment ?
Le Secrétaire est responsable de la réalisation des PV. Cette tâche peut sembler facile. Prendre en notes une réunion, en faire une synthèse puis l’approuver. Mais, finalement, cette mission est bien moins facile qu’il n’y paraît.
Qui n’a pas été confronté dans sa mission de Secrétaire à des Elus qui souhaitent apporter des corrections, qui estiment que le PV ne retranscrit pas la réalité des débats, qui mentionnent qu’ils n’apparaissent pas suffisamment dans le PV.
Quel(le) Secrétaire n’a pas été confronté(e) à une Direction qui souhaite apporter des modifications au PV, avant la séance suivante ou pendant la séance suivante au moment de l’approbation dudit PV !
Le/la Secrétaire subit alors une pression. Les PV peuvent s’accumuler, peuvent rester non approuvés. Le Secrétaire se sent contraint d’accepter les modifications que lui impose la Direction.
Mais qui peut réellement demander des modifications ? Quand le Secrétaire peut il être contraint de corriger ?
Le/La Secrétaire est bien l’unique responsable du PV de la réunion. Evidemment, l’ensemble des membres du CSE peut faire des observations, des commentaires, des propositions de corrections. Mais ils sont seuls à avoir ce droit : Membres Elus (titulaires ou suppléants, Président, Représentant syndicaux)
Parfois ces souhaits de modifications se déroulent sans « encombre » mais parfois… non…
Sachez toutefois que dans le cas de figure où ces corrections au PV demeurent d’avis mitigé, le CSE peut procéder à un vote (bulletins secret si vraiment le vote à mains levées n’est pas souhaité). Ainsi, si la majorité consent à cette correction, le/la Secrétaire pourra les apporter.
Ce vote n’est pas obligatoire mais peut être envisagé comme une issu.
Mais quand le PV peut-il être modifié ?
Le PV doit être approuvé en séance. Afin d’éviter les débats, préférez un envoi du PV aux Elus au préalable. Une fois que les Elus ont lu, vous pouvez envoyer le PV à votre Direction quelques jours avant la réunion.
Etudier le PV entre Elus avant la réunion vous permettra de ne pas afficher vos éventuelles discordes devant la Direction. N’oubliez pas que plus de temps vous passez sur l’approbation de vos PV, moins de temps vous aurez pour traiter les sujets essentiels de vos réunions (certains sujets pourraient être reportés à la séance suivante).
Toutefois, si le jour de la réunion, la Direction souhaite apporter des modifications. Le/La Secrétaire de séance prendra note des observations et les relatera dans le prochain PV. Cela n’enlève rien à l’approbation du PV qui se fait à la majorité.
La Direction a parfois le sentiment que l’on a changé ses propos, ce qui n’est pas de l’avis du CSE. Dans ce cas, notez les observations et retranscrivez les dans le PV de la réunion en cours.
Conclusion
Secrétaire de CSE : Restez le Responsable de vos PV. Nous vous recommandons le dialogue avant la réunion avec vos Elus. Ne perdez pas du temps sur l’approbation en séance pour pouvoir approfondir les sujets de fond de vos réunions.
N’hésitez pas à retranscrire les observations du Président sur votre PV dans la réunion en cours, vous pouvez malgré tout passer au vote pour approuver le PV (à la majorité des Elus).
Trouvez le style de PV qui correspond aux attentes de VOTRE CSE.
Votre PV est la seule preuve et trace écrite du contenu des débats. Secrétaire de Séance : votre rôle est ESSENTIEL !
